Système d'Archivage Electronique

L’indexation des archives est une étape essentielle dans la gestion documentaire qui vise à faciliter l’accès et la recherche d’informations au sein de vastes collections de documents. Ce processus consiste à attribuer des descripteurs ou mots-clés aux documents pour en représenter fidèlement le contenu. L’objectif est d’améliorer la visibilité et la recherche des documents en rendant leur contenu plus accessible et plus compréhensible. La première étape de l’indexation implique une analyse approfondie des documents pour en saisir le contenu, la structure et les thèmes principaux. Ensuite, les descripteurs sont choisis avec soin pour refléter précisément le contenu des documents, qu’ils soient extraits d’un vocabulaire contrôlé ou générés de manière plus libre. Ces descripteurs sont ensuite attribués aux documents, souvent manuellement par des archivistes ou à l’aide de logiciels spécialisés, pour garantir une indexation cohérente et précise. Une fois les descripteurs attribués, un index est créé, permettant de référencer les documents de manière organisée et structurée dans un système de gestion de documents ou une base de données. Ce système facilite grandement la recherche documentaire en permettant aux utilisateurs de retrouver rapidement les informations pertinentes en fonction de critères précis. L’indexation des archives améliore ainsi non seulement l’efficacité de la gestion des documents, mais aussi leur préservation à long terme en garantissant que les informations clés restent accessibles et utilisables, même si les documents physiques deviennent difficiles à consulter