Le calendrier de conservation est un document stratégique essentiel dans la gestion des archives d’une organisation. Il définit les durées pendant lesquelles les différents types de documents doivent être conservés avant d’être détruits ou archivés de manière permanente. En établissant des règles claires pour la conservation et la destruction des documents, le calendrier de conservation aide à gérer l’information de manière efficace et à se conformer aux obligations légales et réglementaires.
L’élaboration d’un calendrier de conservation commence par un inventaire exhaustif des documents produits et reçus par l’organisation. Chaque type de document est identifié et classifié en fonction de sa nature, de sa valeur juridique, administrative, financière ou historique. Par exemple, les factures peuvent avoir une valeur financière, tandis que les contrats et accords juridiques peuvent avoir une valeur juridique significative. Une fois cette classification réalisée, il est nécessaire de déterminer les périodes de conservation appropriées pour chaque catégorie de documents. Ces périodes sont souvent définies par des exigences légales, des pratiques sectorielles ou des besoins organisationnels spécifiques.
Un bon calendrier de conservation inclut des instructions précises pour la gestion de chaque type de document, depuis sa création ou réception jusqu’à sa destruction ou son archivage. Cela comprend des informations sur le lieu de stockage, les conditions de conservation, les responsables de la gestion des documents et les procédures à suivre pour la destruction sécurisée ou le transfert vers les archives historiques. Il est également important de prévoir des périodes de révision régulières pour le calendrier de conservation afin de s’assurer qu’il reste pertinent et conforme aux nouvelles régulations ou aux changements internes de l’organisation.